http://www.ad.nl/groenehart/alphen/3088252/Bewaren_digitaliseren_en_vernietigen.htmldonderdag 19 maart 2009
Bewaren, digitaliseren en vernietigen
Door PETER VAN DEN BELT
GROENE HART - Zo'n tweeduizend bedrijven hebben hun waardevolle documenten in handen gegeven van Iron Mountain in Alphen. In een goed beveiligde betonnen kolos aan de Keplerweg bewaart 'IM' bijna twee miljoen archiefdozen en back-ups van computerbestanden.
afbeelding vergroten Directeur Ad Wijnhoven van Iron Mountain tussen de stellages met kartonnen dozen waarin voor bedrijven waardevolle papieren worden bewaard. FOTO ERIC TAAL
Iron Mountain is wereldwijd marktleider in het beschermen, beheren en opslaan van fysieke en digitale informatie. De Alphense vestiging heeft recent de opslagruimte verdubbeld.
,,We zien een trend dat bedrijven zich realiseren hoe belangrijk deze documenten zijn. Veiligheid krijgt daarbij steeds meer aandacht,'' zegt directeur Ad Wijnhoven (41). Alphen is voor Iron Mountain de centrale vestiging in Nederland. Dit vooral vanwege de centrale ligging. Aan de Keplerweg werken 85 mensen.
Het gebouw van Iron Mountain is een vesting. Het is omringd door een drie meter hoog hek. Bezoekers moeten zich aan de poort legitimeren. Ook intern is elke afdeling goed afgeschermd. Personeel kan alleen in de afdelingen komen, waar hun aanwezigheid vereist is.
In de opslaghallen is eentonigheid troef. Een eindeloos aantal witte dozen staat opgestapeld in lange rekken in eindeloze gangen die naast en boven elkaar lopen. De dozen zien er allemaal hetzelfde uit en zijn alleen voorzien van een barcode. Wie juist de dynamiek van het bedrijf zoekt, vindt die vooral in de logistiek en in de opbergmethode.
Wie als leek in alle opgeslagen gegevens iets van een bepaald bedrijf wil vinden, zou dagen, zo niet weken in het archief moeten doorbrengen. ,,Sorteren op alfabet is het stenen tijdperk,'' zegt directeur Ad Wijnhoven. ,,De dozen van bedrijven staan kriskras door elkaar. Allemaal bedoeld om de in bewaring gegeven documenten zo veilig mogelijk op te slaan.''
Maar wat zit er eigenlijk in de dozen? Wijnhoven: ,,Gegevens van bancaire instellingen, verzekeringen, accountants, advocaten en andere ondernemingen. Namen van klanten kan ik om reden van privacy niet noemen, maar alle bedrijven zijn wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren en dat minimaal voor zeven jaar.
Daarnaast liggen hier ook klantenbestanden van bedrijven en bijvoorbeeld ontwerptekeningen van producten. Je kunt die informatie ook in een archiefkast op het bedrijf bewaren, maar wanneer bijvoorbeeld door brand alle klantengegevens verloren gaan, heeft het bedrijf in feite geen bestaansrecht meer.''
In het pand worden temperatuur en luchtvochtigheid gecontroleerd, zodat deze op een voor papier optimale waarde blijven. Vanwege het belang van de opgeslagen gegevens legt Iron Mountain sterk de nadruk op brandveiligheid. Zo beschikt de ruimte met archiefstellage over een apart blussysteem.
In geval van brand slaat alleen die sprinkler aan die het dichtst bij het vuur zit. De kluis voor back-uptapes heeft een gas-supressionsysteem dat bij brand de zuurstof uit de lucht haalt. ,,En wanneer papier toch nat wordt, kunnen we dat, met een van onze partners, weer herstellen.''
Wanneer een klant in bewaring gegeven papieren nodig heeft, zijn er verschillende manieren om bij de informatie te komen. Iron Mountain kan de gegevens voor klanten digitaliseren en via een beveiligde website toegankelijk maken of de spullen worden binnen enkele uren bij de klant bezorgd. Dat kan per doos, maar ook per file.
De lading per busje wordt bijgehouden en ze kunnen niet op pad wanneer er een doos ontbreekt. De informatie gaat vervolgens nog eens goed begeleid de weg op. Wijnhoven: ,,Alle auto's zijn voorzien van GPS, zodat we tot op wijkniveau kunnen zien, waar ze zich bevinden. Ze hebben ook allemaal inbraakbeveiliging.
De laadklep kan niet open als de chauffeur in de auto zit. En voor ontvangst van de papieren moet door een vastgesteld persoon getekend worden.'' Wanneer bedrijven uiteindelijk van hun gegevens af willen, weet Iron Mountain daar ook raad mee. ,,We kunnen de gegevens hier ook vernietigen. Een klant krijgt een certificaat van de vernietigde informatie. Hij kan dan levenslang terugvinden welke informatie op welke dag is vernietigd.''