klinkt misschien ouderwets, maar bij ons sms't iedereen naar 1 coordinator, die eventueel extra mensen alarmeert, mensen afbelt etc.
Wat wij niet doen, maar hierbij nog zou kunnen met de nieuwste mobieltjes: groeps-sms'en. Als hij het overzicht heeft, sms't hij de hele groep terug wie er komt, wie niet en eventueel extra info.