Het ligt ook nog aan de eisen die de gemeente stelt in de vergunning, aan het risicoprofiel van het evenement (wel/geen alcohol, kinderen/jeugd/ouderen etc.), het tijdstip (overdag of nacht), de duur (paar uur, meerdere dagen) etc.
Mijn ideaal: goed vooroverleg, liefst een paar keer. En dan gewoon het hele draaiboek doorlopen, terrein bekijken etc. Voor een evenement dat we in juni gaan doen, gaan wij binnenkort het vaarwater al verkennen: dieptes, stroming, afmeerplaatsen etc.
Absoluut mee eens, echter je moet ook niet vergeten dat elke keer gaan kijken, en al je voorbereidingen, (ook al doe je dat met vrijwilligers) ook gewoon kosten met zich mee brengen.
Door betere preparatie word de klus op de dag zelf nu een maal makkelijker.
Het is denk ik van belang, dat je met de organisator ook goede afspraken maakt over wat je precies verstaat onder catering voor je medewerkers. Kunnen ze rekening houden met dieet wensen van je vrijwilligers. Zijn er tussendoortjes..
Sommige organisatoren denken oprecht, dat je met drie broodjes, een banaan, en een paar blikjes het al erg goed doet, als je diensten van 10 uur goed regelt.
Sommige organisatoren denken, dat je alleen aan het werk bent, tijdens wedstrijd uren, en dat je niets hoeft voorbereiden of niets hoeft op te ruimen. Een goede briefing en debriefing is noodzakelijk om je vrijwilligers gemotiveerd te houden. Als je werkt me onbetaalde vrijwilligers dat moet je zorgen dat je vrijwilligers een leuke en zinvolle en goed verzorgde dag hebben.
En dat kan hoeft niet veel geld te kosten, maar dat betekend aandacht, en ondersteuning voor je vrijwilligers en werken met moderne middelen.
Kortom regel het goed voor de vrijwilligers.
En ook vrijwilligerswerk is werk, en neemt verplichtingen met zich mee.. Arbo richtlijnen zijn gewoon onverkort van toepassing, ook vrijwilligers moeten adequate PBM dragen, en zowel de eerste hulp dienstverlening organisatie als de opdrachtgevers moeten daar ook op toezien.
Soms moet er specifieke Taak Risico Analyse gemaakt worden.
Op basis van een RI&E voor het evenement, een TRA voor de hulpverleners, vergunningen met de gemeente, zal er een incident-management plan gemaakt moeten worden. Wil je dat goed doen, dan kost dat ook tijd. En precies van Mattijs ook zal zegt, daar moet je al ruimschoots van te voren mee beginnen.
Het beste is om dat met alle betrokken disciplines te doen. Dus inclusief brandweer, politie, beveiliging, ambulance, meldkamers..
