Draaiboeken zitten wij ook mee bezig Maar digitaliseren willen ze bij ons nog niet aan beginnen, dan zullen toch echt eerst de oudjes weg moeten
Kom eens bij de afdeling Nijmegen e.o. kijken!
Daar hebben ze de hele workflow voor evenementen/opleidingen/vrijwilligers/magazijn gecombineerd in een filemaker database die ook gegevens wegschrijft en ophaalt van de website om zo de vrijwilligers te bedienen. Op de website kunnen de vrijwilligers bv zelf de naw gegevens beheren in hun profiel (die dan worden geupdate in de FM database) en inzetgegevens, opleidingsinformatie etc inzien. Tevens kunnen ze zich inschrijven voor lessen/hulpverleningen etc.
Alle coordinatoren loggen met filemaker vanaf huis (of het gebouw) in op de filemaker server database en hebben afhankelijk van de functie bepaalde rechten in de database en kunnen bepaalde stukken inzien. Alles hangt als een groot geheel samen. Even heel simpel: (aan de hand van hulpverleningen) Coordinator maakt een evenement aan in FM adhv een aanvraag via de website (gegevens worden automatisch ingelezen in FM). FM zet deze op de website in de Seminar fUr Joomla tabellen. Vrijwilligers schrijven hierop in. Na afloop worden uren toegekend en vrijwilligers kunnen dit weer zien. Coordinator maakt offerte in FM en stuurt deze naar organisatie. Coordinator vraagt materiaal aan via FM database. Co Magazijn krijgt als deze FM opent te zien nieuwe aanvraag en wat er nodig is (evenzo co vbd voor verbindingsmateriaal). Zet dit op klaar als het geregeld is. Co HV ziet dit weer in zijn stukje en ziet wat er nog moet gebeuren voor inzet. Eventueel kan er via FM overleg gepleegd worden met diverse coordinatoren. Na afloop stelt co hv rekening op. Penningmeester controleert dit (die zit ook in de FM database) en verstuurd. Teamleider voert na afloop inzet in FM in hoeveel en wat voor SO's en materiaal en zo is de cirkel weer rond.
Opleidingen beheert o.a. lessen, uren, certificaten etc vanuit FM. Dit wordt automatisch geupload naar website zodat vrijwilligers kunnen zien hoe ze ervoor staan. Magazijn doet o.a. voorraad beheer vanuit FM en houdt bij wie wat een kleding en materiaal thuis heeft. Dit wordt ook automatisch op website gezet zodat vrijwilligers in hun profiel kunnen zien wat ze volgens de administratie hebben. Coordinator vrijwilligersmanagement kan bij alle NAW gegevens, etc, etc.
Alles komt als een groot geheel uiteindelijk bij elkaar daar het slechts een database is met verschillende gebruikers met verschillende rechten.