Evenementenbewaking, wie moet wat regelen?

[Marcel]

Hallo Koerenga.

Ik heb zelf helemaal niets met de beveiliging maar wat ben jij een goede baas die aan zijn personeel denkt. Super.
Jij begrijpt tenminste dat je personeel jouw geld verdient.


Marcel

[Flameon]

Dankjewel, ik vind het heel normaal eerlijk gezegd.
Zonder personeel bestond mijn bedrijf niet en zonder personeel had mijn droom niet werkelijkheid kunnen worden / had ik geen salaris.

Personeel is goud waard.
Daarom neem ik ook niet zomaar mensen aan eerlijk gezegd. Best een strenge selectie procedure om binnen te komen, maar dat is natuurlijk niet voor niks.

[Marcel]

Als ik al jouw reacties lees zou ik me haast om laten scholen. GA zo door.


Marcel

[Gijs]

Is het niet zo dat bij de aanvraag voor een vergunning de gemeente de eisen op tafel legt na een officiele vergunningaanvraaf voor een evenement.
 In bepaalde gemeenten is het al zo dat na het eerste contact een zogenaamd tussenoverleg plaats vindt, waarin de partijen kort de gestelde eisen doornemen en daarop vervolgafspraken met brandweer, politie, geneeskundige dienst, bouw en woningtoezicht, gemeentelijke of reginale dienst afvalverwijdering aawezig zijn en het overleg met korte lijnen plaats vind. dan blijkt ook al duidelijk wie, wat, waar, wanneer en door wie.

[klf grimmenstein markt]

Is het niet zo dat bij de aanvraag voor een vergunning de gemeente de eisen op tafel legt na een officiele vergunningaanvraaf voor een evenement.
 In bepaalde gemeenten is het al zo dat na het eerste contact een zogenaamd tussenoverleg plaats vindt, waarin de partijen kort de gestelde eisen doornemen en daarop vervolgafspraken met brandweer, politie, geneeskundige dienst, bouw en woningtoezicht, gemeentelijke of reginale dienst afvalverwijdering aawezig zijn en het overleg met korte lijnen plaats vind. dan blijkt ook al duidelijk wie, wat, waar, wanneer en door wie.

De gemeente legt idd het eisen pakket neer maar doet dit alleen bij de organisator.
Die is de vergunninghouder en heeft maar te zorgen dat aan de eisen in de vergunning wordt voldaan.
Een goede organisator zal daarna een draaiboek maken op hoofdlijnen en vaak aparte draaiboeken in details.
In die details neemt hij ondermeer de afspraken met de "onderaannemers" op wie verzorgd wat om aan de eisen van de vergunning te kunnen voldoen.

Moet de organisator voldoen aan beveiliging dan legt hij die taak neer bij een beveiligingsbedrijf, die omschrijft wat de organisator moet regelen, (afzettingsmateriaal, ruimte voor medewerkers enz.) en legt daarna neem ik aan een contract neer bij de organisatie, wat doe ik - wat doe jij - wat gaat je dat kosten.

Het uitendlijke draaiboek zal (althans in mijn ervaring) weer terecht komen bij de vergunning verlener die op zijn beurt controles kan uit voeren en noodzakelijke details door geven aan andere partners van de vergunning verlener (brandweer, GHOR en politie o.a.) Pas wanneer die een goedkeuring afgegeven hebben is de vergunning defentief.

Let wel, dit is mijn ervaring !!!

[Gijs]

Okee is jou ervaring, dar was de mijne.

Maar indien de organisator de eisen van de gemeente krijgt aangereikt, kan er door de organisator ook een overleg worden opgestart.
En uit ervaring is mij gebleken dat wanneer je als organisator in gesprek gaat met de desbetreffende partijen, je er ook alleen maar beter uitkomt.
 maar dat zal plaatselijk en regiomaal anders zijn of worden uitgevoerd.

[klf grimmenstein markt]

De eerste stap als organisator is natuurlijk dat je niks aanvraagd voor je over bepaalde zaken hebt nagedacht  
In dat stadium kun je al een heel groot deel van het eisen pakket van de vergunning verlener voorzien.

Voor de feitelijke vergunning aanvraag heb ik ook contact gehad met de plaatselijke brandweer en politie over een eventueel te verwachten eisen pakket van hun zijde. GHOR was wat lastiger omdat die bezoekers aantallen wilden weten (en die kon ik echt niet voorzien)

Uitendelijk kreeg ik van de politie aangereikt dat ze verwachten dat ik het verkeer in goede banen kon leiden zonder hun inzet, en de brandweer wilde een "net" veiligheidsplan ten aanzien van de brandveiligheid.

In de eisen van de politie konden we zelf niet voorzien dus hebben we aangeklopt bij de carnavalsvereniging wat zij konden betekenen en wat zij van ons verwachten, voor al dat laatste is belangrijk want je hebt er niks aan dat de verkeersregelaars weglopen omdat je je zaken niet voor elkaar hebt.
De brandveiligheid hebben we georganiseerd in het totale veiligheidsplan kompleet met ontruimings en alarmeringsplannen als ook aanrijd routes voor de HV. Dit konden we wel allemaal in eigenhand houden omdat we zelf over een groot aantal vrijwilligers beschikten en een eigen EHBO groep binnen de vereniging (landelijk opererend)
Voor de eisen van het GHOR tav sanitaire voorzieningen (ja ook die kregen vanuit het GHOR) hebben we een verhuurder ingeschakeld met ondersteuning van ons voor het op- en afbouwen.

Als organisator kun je een hoop zelf maar je kunt ook kiezen alles uit te besteden, dat scheelt je een hoop werk maar brengt wel extra kosten met zich mee en je behoud toch de eindverantwoording.

Ondanks alles koste een drie daags VW Bus feestje de club toch een slordige 15000 euro (en dan hadden we geen beveiliging nodig) en zijn we er uiteindelijk een 3000 euro bij ingeschoten, niet erg het 15 jarige bestaan mocht wat kosten

Kortom eerst kijken wat je moet regelen als organisator en dan waar mogelijk uitbesteden onder goede afspraken.
Kost een cabin voor de bewakers bij het bedrijf 5000 en kun je er zelf een voor de helft regelen dan doe je het zelf maar zorg dan wel dat je de wensen van je bewaking kunt waar maken.

Voor Koerenga dus gewoon, jij moet regelen wat je met de organisator afspreekt en dat kan van een wasbak tot een vakantiepark zijn. Daar zul je met je tegenpartij uitmoeten komen.