In het geval er geen BHV-ers aanwezig zijn, tijdens de werkzaamheden van de schoonmaakdienst, is er overleg noodzakelijk met de opdrachtgever en uitvoerend schoonmaakbedrijf over de voorzieningen. Ook dient dit opgenomen te zijn in het schoonmaakcontract. Tevens deinen de verantwoordelijkheden te zijn vastgelegd.